Verklaring met informatie over de bescherming van de persoonsgegevens van prospects en klanten

Leestijd: 11 min.

De verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens is Antargaz Belgium NV, met maatschappelijke zetel gelegen te Woluwelaan 135, 1831 Diegem, België, RPR Brussel, ingeschreven in de Belgische Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) met het nummer 0881.334.278 (hierna: "Antargaz", “wij”, “ons”).

Antargaz Belgium hecht veel waarde aan het respecteren van uw privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens, twee beginselen die worden beschermd door het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie. De verwerking van persoonsgegevens wordt in het bijzonder geregeld door de bepalingen van de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016.

Antargaz biedt een breed scala aan energiediensten, waaronder butaan, propaan, aardgas en elektriciteit.

Antargaz is actief op de markt van vloeibare gassen (butaan en propaan). In het kader van onze activiteiten kunnen wij gegevens over u en het gebruik van onze producten en diensten verzamelen en verwerken. Om uw privacy te respecteren hebben wij deze privacyverklaring (hierna: “Privacyverklaring”) opgesteld om u op een transparante manier te informeren over:

• de categorieën persoonsgegevens die wij over u verzamelen en verwerken;
• de verwerking van uw persoonsgegevens;
• de ontvangers van uw persoonsgegevens;
• de overdracht van uw persoonsgegevens buiten de EER;
• de bewaartermijnen van uw persoonsgegevens;
• onze engagementen om uw persoonsgegevens te beschermen;
• uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

Deze Privacyverklaring, die online toegankelijk is, kan steeds gewijzigd worden. De datum bovenaan de pagina is de datum van de laatste herziening van de Privacyverklaring. Voor een goed begrip van het gebruik van uw persoonsgegevens door ons bedrijf, nodigen wij u ook uit om de onlineversie regelmatig te raadplegen alvorens u onze diensten contacteert.

De categorieën van persoonsgegevens die we over u verzamelen en verwerken

De persoonsgegevens die wij verzamelen en verwerken zijn de volgende:

• uw naam en voornaam;
• uw postadres en e-mailadres;
• uw leveringsadres en de bijhorende GPS-coördinaten;
• uw vaste en/of mobiele telefoonnummers;
• uw klantennummer;
• uw bankgegevens;
• uw energieverbruik en andere gegevens die betrekking hebben op uw overeenkomst.

Daarnaast kunnen wij de persoonsgegevens die wij hebben verzameld bij de ondertekening van een contract combineren met andere persoonsgegevens die wij, of derden, op een wettelijke manier verzamelen in andere contexten, zoals tijdens onze communicaties per e-mail, via onze website of tijdens onze telefoongesprekken. Alle persoonsgegevens die op u betrekking hebben en die direct of indirect verzameld worden door Antargaz zullen verwerkt en beschermd worden in overeenstemming met deze Privacyverklaring.

De verwerking van uw persoonsgegevens

Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Antargaz verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens in het kader van de uitoefening van haar activiteiten, met name om u een kwaliteitsvolle dienstverlening aan te bieden in een beveiligde omgeving.

In het bijzonder verwerken wij uw persoonsgegevens:

• om onze relatie te beheren;
• om de goederen en diensten te leveren die werden voorzien in onze overeenkomst;
• om onze bestanden met klanten en prospects te beheren;
• om uw deelname te verwerken aan een wedstrijd, een onderzoek, een beurs of een evenement;
• om de uitvoering van betalingstransacties mogelijk te maken;
• om u diensten aan te bieden die zo dicht mogelijk aansluiten bij uw behoeften;
• om u commerciële informatie en reclame te sturen, afhankelijk van uw voorkeuren;
• om uw online profiel te beheren; 
• om een mogelijk geschil tussen ons op te lossen, of een geschil met een derde waarbij uw persoonsgegevens zijn betrokken;
• om hoogwaardige en innovatieve producten te ontwikkelen;
• om analyses uit te voeren en statistieken op te stellen om onze commerciële en logistieke activiteiten aan te passen.

Antargaz voert geautomatiseerde verwerkings- en profileringsactiviteiten uit, in het bijzonder om u gepersonaliseerde commerciële voorstellen te doen, met name op basis van de persoonsgegevens die bij het afsluiten van de overeenkomst worden verzameld. Onze commerciële voorstellen worden dus aangepast aan uw situatie. Er wordt echter geen enkele beslissing genomen zonder menselijke tussenkomst en zonder dat u eerst contact hebt gehad met een commerciële vertegenwoordiger.

Wat zijn de rechtsgronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens door onze diensten?

Antargaz verwerkt uw persoonsgegevens op basis van een van de onderstaande rechtsgronden:

• Uitvoering overeenkomst: het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens kan nodig zijn voor het vervullen van eventuele precontractuele stappen en voor de uitvoering van een overeenkomst. Bijvoorbeeld: voldoen aan onze engagementen om u producten en diensten te leveren.
• Voldoen aan onze wettelijke verplichtingen: het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens kan nodig zijn om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.
• Uw toestemming: het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens op basis van uw vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige toestemming. Deze toestemming wordt gegeven in de vorm van een positieve verklaring of handeling (zoals het aanvinken van een vakje op een formulier). Bijvoorbeeld: in bepaalde gevallen hebben wij uw toestemming nodig om u promotionele aanbiedingen te versturen.
• Gerechtvaardigd belang: het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens kan nodig zijn om onze gerechtvaardigde belangen te verdedigen, in het bijzonder bij een juridische procedure of voor andere juridische doeleinden waarbij Antargaz en/of een dochteronderneming van Antargaz betrokken is.

 

De ontvangers van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens kunnen meegedeeld worden aan de volgende ontvangers, op voorwaarde dat deze mededeling noodzakelijk is om het doel te bereiken dat met de verwerking van uw persoonsgegevens wordt nagestreefd:

• Interne ontvangers van Antargaz en haar filialen: onze klantendiensten, onze operationele, financiële, juridische en marketingafdelingen, onze interne audit diensten.
• Derde ontvangers: transportbedrijven; drukkerijen; bedrijven voor documentenbeheer, papieren of online archiveringsbedrijven; ondernemingen die instaan voor de keuring en het technisch onderhoud van gasflessen, gastanks en installaties; telefooncentrales; communicatiebureaus; evenementenbureaus; marketingbureaus; platformen commerciële partners; studiebureaus of statistiekenbureaus; externe leveranciers van applicaties, softwarediensten en hosting; banken; bij geschillen: onderzoekers, juridisch adviseurs, incassobureaus, gerechtsdeurwaarders, advocaten, notarissen en andere procespartijen.

Wij kunnen uw persoonsgegevens overdragen naar derde partijen bij een verkoop, fusie of bij een andere vorm van (gedeeltelijke) overdracht van onze activiteiten aan die derde partijen. Wij verkopen uw persoonsgegevens niet door aan derden zonder uw voorafgaande en uitdrukkelijke toestemming.

De overdracht van uw persoonsgegevens buiten de EER

Wij kunnen uw persoonsgegevens overdragen buiten de Europese Economische Ruimte (« EER »), met name aan onze leveranciers en/of aan ons moederbedrijf dat gevestigd is buiten de EER. In deze gevallen zal de overdracht enkel plaatsvinden, ofwel onder het regime van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, ofwel op basis van interne bedrijfsregels of een ander mechanisme dat een passend niveau van bescherming garandeert. Op uw verzoek stuurt onze DPO u een kopie van het toepasselijke beschermingsmechanisme.

De bewaartermijnen van uw persoonsgegevens

Antargaz bewaart uw persoonsgegevens gedurende de tijd die nodig is voor het doel waarvoor ze worden verzameld. Wij bewaren uw persoonsgegevens tot tien (10) jaar na het einde van onze contractuele relatie, of tot tien (10) jaar na de terugname of vernietiging van een gastank.  In bepaalde gevallen kunnen uw persoonsgegevens evenwel langer worden bewaard, bijvoorbeeld bij een geschil of om te voldoen aan onze boekhoudkundige of andere wettelijke verplichtingen. Deze persoonsgegevens worden in ieder geval vernietigd of anoniem gemaakt zodra de genoemde doeleinden zijn bereikt.

De persoonsgegevens van prospects die worden verwerkt voor marketing en commerciële doeleinden worden bewaard tot drie (3) jaar na ons laatste contact of nadat u ons hebt laten weten dat u deze informatie niet langer wenst te ontvangen.

Onze engagementen om uw persoonsgegevens te beschermen

Antargaz is toegewijd aan het waarborgen van de bescherming van uw persoonsgegevens vanaf het ontwerp van onze producten, diensten, sites en toepassingen.

Wij voorzien technische en organisatorische maatregelen die zijn aangepast aan de mate van gevoeligheid van uw persoonsgegevens. Wij beschermen de persoonsgegevens tegen kwaadwillige indringing, verlies, wijziging of onthulling aan derden of onbevoegde personen.

Ondanks onze inspanningen om uw persoonsgegevens in een veilige omgeving te bewaren kunnen wij ons evenwel niet volledig beschermen tegen het risico van inbraak (“hacking”) of illegale openbaarmaking van uw gegevens.

Bij een lek van uw persoonsgegevens brengen wij de Gegevensbeschermingsautoriteit zo snel mogelijk op de hoogte, indien mogelijk binnen de 72u nadat wij hierover kennis hebben. Indien een dergelijk lek mogelijk een hoog risico voor uw rechten en vrijheden met zich meebrengt, zullen wij ook u zo snel mogelijk op de hoogte brengen.

Wij zijn ook bijzonder waakzaam over de bescherming van uw bankgegevens en beveiligde uitwisselingen tijdens betalingstransacties.

Onze medewerkers zijn alert over de persoonsgegevens die hen in het kader van hun opdracht ter beschikking worden gesteld en dienen zich te houden aan de interne regels die Antargaz hierover heeft opgesteld in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

Wij handelen uitsluitend met derden die uw privacy respecteren en beperken hun toegang tot de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van hun taken. Informatie wordt uitgewisseld via beveiligde protocollen. Om een hoog niveau van beveiliging van uw persoonsgegevens te garanderen, zijn onze onderaannemers onderworpen aan controle- en auditmaatregelen. 

Wij beschermen de IT-ontwikkelingen op onze toepassingen door overdrachten buiten onze infrastructuren te beperken. Ons informatiesysteem is alleen toegankelijk voor bevoegde personen.

Wij verstrekken uw persoonsgegevens nooit aan commerciële partners zonder uw voorafgaande toestemming en zonder u te hebben geïnformeerd over de mogelijkheid om uw recht op bezwaar uit te oefenen.

Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens

Wat zijn uw rechten?

Ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens geniet u van een aantal rechten. U kunt dan ook om het volgende vragen:

• de toegang tot uw persoonsgegevens;
• de verbetering van uw persoonsgegevens;
• het wissen van uw persoonsgegevens (indien dit niet in strijd is met andere wettelijke of contractuele vereisten);
• de overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens. Het recht op overdraagbaarheid biedt u de mogelijkheid om een deel van uw gegevens in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machine-leesbaar formaat op te halen wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming of op de uitvoering van een overeenkomst en uitgevoerd wordt door middel van geautomatiseerde processen;
• verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;
• de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens om de juistheid ervan te verifiëren, om zich te verzetten tegen de verwijdering ervan of om uw rechten uit te oefenen of te verdedigen voor de rechtbank;
• de intrekking van uw toestemming indien u eerder had toegestemd met de verwerking van uw persoonsgegevens;
• het recht om richtlijnen te geven met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens na uw overlijden;
• een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

 

Hoe een verzoek indien bij de DPO?

Elk verzoek, hetzij met betrekking tot de uitoefening van uw rechten, hetzij met betrekking tot de Privacyverklaring, kan u per e-mail of brief versturen naar de DPO. De DPO zal uw aanvraag bestuderen en zo spoedig mogelijk contact met u opnemen. U kunt de DPO bereiken via de onderstaande contactgegevens:

ANTARGAZ BELGIUM NV 
Woluwelaan 135
1831 Diegem
Ter attentie van de DPO:
dpo.benelux@antargaz.com

Om uw aanvraag te verwerken, vragen wij u om ons elementen te bezorgen die ons toelaten om u te identificeren (bijvoorbeeld: uw klantennummer of e-mailadres). Indien die elementen niet volstaan, dan kunnen wij vragen om een kopie bij te voegen van uw identiteitskaart. Zo kunnen wij identiteitsdiefstal voorkomen.

Versie bijgewerkt op 24 april 2024